Notion入門：実務と生活を一括管理する方法

導入背景

以前は Evernote をメモ、Trello を予定管理に使っていました。
しかし、Evernoteは改悪で検索性が落ち、Trelloは短いメモや単発のタスク管理には向くものの、業務フローをまとめるには限界がありました。
そこで導入したのがNotionです。

• メモ・予定・業務フローを一括管理できる
• 不足する部分はリンクで補完できる

これにより、複数ツールを行き来する手間が減り、情報の一元化が進みました。

日常利用の流れ

毎日の使い方はシンプルです。

• カレンダーを開いて予定を確認
• 業務中にメモを残し、必要に応じてタスクに変換
• メモが積み重なって自然と業務フローが出来上がる
• 夜に日記を書き、振り返りとログを残す

「メモ → タスク化 → フロー化」という自然な流れで管理が進むのが特徴です。

管理している情報の種類

Notionでは、仕事からプライベートまで幅広い情報を管理しています。

• 予定やタスク：カレンダーとリストで切り替えて確認
• 顧客情報：行政書士業務に関する顧客リスト
• 日記や振り返り：業務の気づきや日常ログ
• ブックマークや資料：必要なサイト・参考文献の保存
• 趣味の記録：読書リスト、行きたいレストラン、ボードゲームやTRPGのメモ

このように、仕事・生活・趣味がすべて一つの環境でまとまっています。

他ツールとの連携

Notion単体では弱い部分もあるため、外部サービスを組み合わせています。

• 大きなファイルはOneDriveに保存してリンク
• Excelは操作しづらいので外部で管理し、Notionにはリンクのみ
• 印刷用途はGoogleドキュメントを利用
• サイトリンクやNotionページ内リンクも活用してナビゲーションを簡単に

「Notionですべて完結させる」のではなく、「Notionをハブにして連携させる」という発想です。

おすすめの設定

初心者におすすめのカスタマイズは次の通りです。

• タグを色分けして「業務・プライベート・優先度」がひと目で分かるようにする
• 進捗ステータスを「未着手 → 進行中 → 完了」に設定
• カレンダービューとリストビューを切り替え、予定とタスクを多角的に把握

これだけで使い勝手がぐっと上がります。

注意点と改善点

実際に使ってみて感じた注意点もあります。

• 多機能すぎるため、最初からすべてを使いこなそうとしないこと
• ページの印刷は体裁が整わないことが多く、外部ツールを活用した方がよい
• 大容量ファイル管理には不向きなので、クラウドストレージと組み合わせること

小さく始めて徐々に拡張していくのが成功のコツです。

まとめ

• EvernoteやTrelloから移行し、検索性と一元管理を実現
• メモが自然にタスク化・フロー化する使い方が便利
• 仕事・生活・趣味をすべてまとめて管理できる
• 外部ツールをリンクしてハブとして使うのがおすすめ
• 初心者は「タグカラー」と「進捗ステータス」から始めると良い