実務を効率化するAI活用の工夫
目次
はじめに
行政手続きや法律関連の業務は、膨大な資料や正確性が求められる文書を扱うことが多く、どうしても時間がかかりがちです。私自身も日々の業務の中で、「資料の整理」「文書の清書」「チェックリスト作り」などに追われることが少なくありません。
その中で、AIをうまく取り入れることで効率化が図れると実感しています。AIを「情報源」としてではなく「文章を整理・変換してくれる補助ツール」として使うことで、仕事の質を落とさずに時間短縮が可能になります。
ここでは、私が実際に業務で取り入れているAIの活用方法を、具体例とともに紹介します。
AIは「提案ツール」であり「判断の代行者」ではない
最初に強調しておきたいのは、AIはあくまで提案や整理を助けてくれるツールだという点です。
私は法的判断や最終的な意思決定をAIに任せることはありません。AIが得意とするのは「要約」「清書」「リスト化」「トーン調整」といった部分であり、それをどう解釈して実務に反映させるかは人間の責任です。
この前提を守ることで、安心して日常業務に活用することができます。
活用例① 法改正や通達の要約
私の業務では、法律改正や行政通達の確認が欠かせません。資料は数十ページに及ぶこともあり、まず全体像をつかむことが大切です。
そのために、AIに「専門用語を残したまま要点を3点にまとめてください」と依頼し、まず要約版で全体像を把握してから、改めて原文を読み込むようにしています。
ただし、ここで注意しているのは 「要約だけで判断しない」 という点です。AIの要約はあくまで確認の入口であり、最終的な解釈や判断は必ず自分で行うようにしています。
この方法を取り入れてから、資料を読むスピードが大きく向上し、業務の負担が軽くなりました。
活用例② チェックリスト化・タスク整理
申請業務や行政手続きでは、「この書類は提出済みか」「印鑑証明は用意できているか」など、確認項目が多岐にわたります。以前は手作業で箇条書きを整理していましたが、AIを使うようになってからは効率が変わりました。
具体的には、自分でまとめた箇条書きをAIに渡し、チェックリスト形式に変換させるようにしています。これにより、見落としのないタスク管理ができ、顧客への説明資料としてもすぐに使えます。
自分の作業をそのままAIに渡せるので、使い勝手が良く、実務の正確性を高めるうえで非常に助かっています。
活用例③ 顧客メール・通知文の清書
顧客に送るメールや通知文は、ちょっとした誤字脱字や表現の硬さで印象が変わってしまいます。そこで私は、下書きした文面をAIに通して誤字脱字を確認しています。
さらに、整形してもらった文は手直しがほとんど不要で、そのまま送れるレベルに仕上がります。細かいチェックにかける時間が減り、安心して顧客対応に集中できるようになりました。
活用例④ 文書のトーン調整
先ほどの③で清書した文面は、きちんとしている反面、硬すぎてしまう場合があります。そんなときには、AIに「少し柔らかい表現にしてください」と依頼し、トーンを調整しています。
これにより、顧客に伝わりやすく、かつ信頼感を損なわない文章に仕上がります。文章を送る相手によって最適な表現を選べるようになり、問い合わせ件数の削減やコミュニケーションの円滑化につながっています。
実際に使って感じたメリット
私自身が日々活用してきて感じるのは、AIを使うことで次のような効果が得られるということです。
- 作業スピードが格段に上がる
- 誤字脱字や漏れが減る
- 顧客に伝わりやすい文章になる
- 自分の思考整理にも役立つ
「自分で考えたことをより正確に、効率的に伝える」ための補助輪のような存在だと感じています。
安全に活用するための注意点
便利な一方で、守るべきルールもあります。私が実際に心がけているのは以下の点です。
- AIに判断を任せない（要約は入口にすぎない）
- 個人情報を入力しない（氏名や住所、固有の案件情報は入力しない）
- ゴールを具体的に指定する（「3点に整理」「メール文に」など）
- 不要な情報は入れない
これを徹底することで、安全かつ効率的に活用できています。
まとめ
AIは、要約・清書・リスト化・トーン調整といった作業を得意とする便利な補助ツールです。私自身、実際の業務の中で活用しながら「スピード」「正確性」「わかりやすさ」を高めています。
ただし、最終的な判断や解釈は必ず人間が行う必要があり、AIはあくまで「補助的な存在」として捉えることが重要です。
まずは、自分の下書き文を清書させてみるなど、身近な作業から取り入れるのがおすすめです。私もそこから始め、今では業務全体の効率化に役立てています。